Podróże służbowe to codzienność w wielu polskich firmach, które są zmuszone poszukiwać nowych klientów czy nieustannie poszerzać rynki zbytu. Na firmowe wyjazdy jeżdżą nie tylko właściciele firm, ale również szeregowi pracownicy czy kierownicy, którzy mają na celu przynieść firmie nowe zlecenia czy zamówienia na produkty. Warto pamiętać, że wiele takich wydatków można sobie wrzucić w koszty czy zaksięgować w taki sposób, by chociaż część się zwróciła.
Aby prawidłowo księgować wydatki z podróży służbowych, trzeba wszędzie prosić o faktury, aby mieć podstawę do odnotowania tych wydatków w firmowej księgowości. Bez względu na to, czy tankujemy auto, czy płacimy za hotel lub obiad w restauracji, zawsze należy prosić o fakturę, gdyż bez niej nie ma podstawy by w jakikolwiek sposób odliczyć sobie choć część tych wydatków. Pracownicy, którzy są wysyłani na wyjazdy służbowe powinni natomiast pamiętać i mieć świadomość, że nie musza ponosić żadnych kosztów związanych z tym wyjazdem. Jeśli więc pracodawca każe im z własnej kieszeni zapłacić za hotel czy pojechać w podróż służbowym samochodem, mogą ze spokojem odmówić wykonania takiego zadania.
Co generuje najwięcej wydatków?
W czasie podróży służbowej wydatki mogą być naprawdę spore. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że największe koszty generuje sam dojazd oraz noclegi w hotelach czy pensjonatach. Kolejne wydatki to te związane z wyżywieniem. Chodzi nie tylko o posiłki pracowników w podróży, ale również o różne obiady i kolacje, na które zapraszani są potencjalni klienci czy kontrahenci. Firma, której zależy na pozytywnym odbiorze musi zadbać o to, by takie służbowe spotkania odbywały się w renomowanych, sprawdzonych i dobrych miejscach. Bez względu na to, gdzie się wybieramy, warto więc przygotować się do wyjazdu dosłownie i w przenośni od kuchni. Gdy planujemy wyjazd w góry, warto sprawdzić Zakopane restauracje Krupówki i wybrać miejscówkę, która będzie dobrze się prezentowała i zapewni profesjonalną obsługę. Dobrą i sprawdzoną lokalizacją jest restauracja w Hotelu Kasprowy Wierch w Zakopanem, która doskonale pasuje do spotkań biznesowych na wysokim poziomie. Jeśli wybieramy się nad morze czy do dowolnego miasta, również przed wyjazdem warto poświęcić chwilę czasu na znalezienie dobrego lokalu gastronomicznego.
Wydatki od razu zaksięgowane
Wszystkie wydatki, które poniesiemy podczas służbowych wyjazdów, najlepiej jest właściwie zaksięgować od razu po powrocie do siedziby firmy. Jeśli mamy z tym jakikolwiek problem, najlepiej jest od razu poradzić się doświadczonego księgowego, który jest na bieżąco z różnymi zmieniającymi się przepisami. Dzięki temu będzie można mieć pewność, że wydatki będą zaksięgowane właściwie. Warto przy tym pamiętać, że większość wydatków z wyjazdów służbowych można wrzucić sobie w koszty prowadzenia działalności, dzięki temu po zaksięgowaniu okażą się one sporo niższe niż były w rzeczywistości. Pamiętajmy więc, że na takich kosztach reprezentacyjnych nie należy oszczędzać, gdyż dla większości firm są one inwestycją w rozwój działalności.
Info: laweta magdeburg
